C’è fermento in giro per l’obbligo, dal 6 giugno 2014, di emettere le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) solo in formato elettronico. Tale obbligo è fomentato da fornitori di applicativi software (o moduli software integrati nei gestionali) che cercano di promuovere l’acquisto dei loro prodotti per ottemperare agli obblighi di legge che, una volta tanto, se non adempiuti dovrebbero portare a danni economici, infatti non dovrebbero permettere al fornitore della PA di incassare il compenso stabilito per la fornitura.  Il condizionale è d’obbligo perché, come noto, in Italia sono possibili ulteriori proroghe e modificazioni anche dopo la scadenza prefissata.Vediamo però di fare un po’ di chiarezza in un argomento che non è compreso correttamente da molti che, forse, credono che la fattura elettronica sia semplicemente la fattura emessa in formato digitale (ad es. PDF) e trasmessa al cliente via e-mail.

Per fattura elettronica si intende un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa tecnica vigente in materia.

I dati delle fatture elettroniche da trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) istituito dalla Pubblica Amministrazione devono essere rappresentati in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

La trasmissione della fattura al SdI e da questi ai soggetti riceventi (le PA clienti) avviene attraverso l’utilizzo di uno dei seguenti canali:

• un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;

• un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
• un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
• un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
• un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML, secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.
• l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati, ovvero:

• informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
• informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Nel caso delle fatture elettroniche, la posta elettronica costituisce il sistema di trasmissione più naturale e, quind,i non si rende necessaria la stampa. I documenti devono però essere resi immodificabili tramite firma elettronica qualificata e riferimento temporale.

L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.

La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica.

Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato.

Resta l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario.

Da queste ultime affermazioni si evince che un’azienda che emette una sola fattura elettronica nei confronti di una PA è costretta a conservarla in formato digitale, quindi mediante archiviazione sostitutiva perché è l’unico sistema ammesso dalla legge per la conservazione di documenti in formato elettronico con valore di legge.

Oggi molte aziende, per lo più grandi imprese, hanno attuato il sistema di fatturazione elettronica ed archiviazione ottica sostitutiva, risparmiando significative somme di denaro.

Molte persone fisiche e persone giuridiche si trovano oggi a scaricare una fattura da un sito web sicuro (https:\…) per poi conservarla in formato digitale (se non sussistono obblighi di conservazione con valore legale, ad esempio per i provati cittadini) oppure stamparla e conservarla nell’abituale formato cartaceo.

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta dunque avanzando a lenti passi, non senza qualche inciampo, ma il percorso tracciato dal Codice per l’Amministrazione Digitale sta trovando la sua attuazione.

DM n. 55 del 03/04/2013

Articolo sull’archiviazione ottica documentale pubblicato a settembre 2007: Archiviazione ottica documentale

Si veda anche il precedente articolo sul CAD

Normativa di riferimento: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-1.htm

Il 18 dicembre 2012 è stata emanata la legge n. 221/2012 di conversione del  D.L. 179/2012 (noto anche come Decreto crescita 2.0 ). Molte sono le modifiche apportate al testo del Decreto, tra le quali diverse che aggiornano, ancora una volta, il Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005).

Alcune rilevanti modifiche sono state introdotte negli articoli 21 e 23 ter del CAD.

Al comma 2 dell’art. 21 è stato specificato che l’utilizzo del dispositivo che si presume riconducibile al titolare è precisamente il dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale; mentre al comma 2 bis dello stesso articolo è stato aggiunto il periodo con il quale si stabilisce che “gli atti di cui all’articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale”.

Consulta il testo aggiornato del nuovo CAD.

La presentazione del cosiddetto Decreto Crescita 2.0 (D.L. 170 del 18/10/2012), disponibile qui sotto, riepiloga i diversi interventi che il Governo intende attuare (il decreto legge deve essere convertito in legge e devono essere definite procedure attuative) per favorire la crescita del nostro Paese. Bisogna sperare anzitutto che l’attuazione sia completa e tempestiva nei tempi previsti dal decreto e non accada come nel recente passato quando – soprattutto relativamente al documento informatico, alla firma digitale ed alla PEC – la Pubblica Amministrazione è stata molto lenta nell’adeguarsi e non ha ancora terminato (molte P.A. non dispongono ancora di indirizzi PEC attivi, i contratti firmati con firma digitale sono un’utopia, ecc.).

Per il resto le iniziative volte alla digitalizzazione dovrebbero favorire l’innovazione tecnologica e gli investimenti esteri in Italia, per lo meno così si auspica il Governo.

Indubbiamente l’utilizzo di tecnologie ICT nelle aziende, soprattutto nelle PMI, è ancora molto arretrato, molte organizzazioni hanno PEC e firma digitale del Legale rappresentante per obblighi a cui hanno adempiuto con poco spirito d’innovazione e non li hanno usati se non se costretti (ad es. per partecipare a gare pubbliche gestite informaticamente). In questo momento la spinta, auspicabile, ad investire in Information Technology per informatizzare i processi e digitalizzare i documenti è quasi inesistente in molte piccole realtà: perchè manca la formazione adeguata delle risorse umane, manca la voglia di migliorare l’efficienza interna e mancano i soldi da investire.

Quest’ultimo aspetto potrebbe frenare il perseguimento degli obiettivi del Governo, perchè gli investimenti che si vorrebbe favorire, anche attraverso agevolazione dell’accesso al credito, sono giustificati in un mercato in espansione, non in recessione come quello attuale. Il Governo Monti sembra adottare iniziative di tipo “push” (spinge gli investimenti in innovazione e nuove tecnologie, ma anche in infrastrutture) che dovrebbero aumentare l’offerta di beni e servizi più competitivi, piuttosto che “pull”, ovvero finalizzati ad accrescere la domanda del mercato, che può avvenire solo se imprese e consumatori hanno disponibilità finanziaria.

DL Crescita 20

DECRETO LEGGE 18 ottobre 2012, n. 179