Il consuntivo delle ore del personale

Perchè è importante che determinate organizzazioni di servizi che operano su commessa si dotino di un sistema di consuntivazione delle ore e delle spese vive del personale adeguato, preciso, ma non eccessivamente oneroso per chi registra i dati?

 

Cos’è il consuntivo ore

Il consuntivo delle ore svolte dal personale interno o esterno (consulenti) o timesheet è uno strumento istituzionalizzato da molte organizzazioni che operano nel settore dei servizi (società di informatica, società e studi di ingegneria, società di consulenza, studi professionali, fornitori di servizi di assistenza tecnica, studi grafici, ecc.) per contabilizzare come viene speso il tempo del personale, che costituisce la principale voce di costo per tali organizzazioni che spesso lavorano “su commessa”.

Per effettuare un buon controllo di gestione delle commesse e, quindi, dell’intero business occorre consuntivare con una certa precisione tutte le ore lavorate da personale interno e collaboratori esterni sulla commessa. La frequenza di consuntivazione deve essere definita in funzione della durata delle commesse e dalle caratteristiche del lavoro svolto.

Oltre alle ore svolte dal personale è opportuno consuntivare con precisione anche i costi di trasferta legati all’attività (trasporti, vitto, alloggio, rimborsi chilometrici, ecc.), al fine di imputare alle commesse di competenza, ed eventualmente al cliente, ogni costo sostenuto per quell’attività.

Nel corso degli anni il consuntivo ha assunto varie forme nelle diverse realtà aziendali, passando da una compilazione completamente cartacea al formato di foglio elettronico o, nelle organizzazioni più strutturate e tecnologicamente avanzate, all’inserimento dei dati direttamente in un sistema informatico dedicato.

Infine esiste un aspetto minimale e cogente della consuntivazione dell’attività lavorativa: la rilevazione delle presenze e delle ore lavorate (e non lavorate) dal personale dipendente e dei collaboratori a progetto. Tali dati, infatti, sono essenziali per la preparazione della busta paga, a cura dell’Ufficio Personale interno oppure – più frequentemente nelle piccole organizzazioni – dello Studio di Consulenza sul Lavoro esterno.

Sulla precisione e la costanza nella compilazione del timesheet hanno grande influenza aspetti psicologici e motivazionali: spesso il personale, se non adeguatamente motivato, non consuntiva tempestivamente, con precisione ed in modo completo il lavoro svolto.

I principali punti critici che compromettono un’adeguata consuntivazione delle attività possono essere così riassunti:

• il personale non ha voglia di dedicare tempo alla consuntivazione;
• il personale interno crede che la consuntivazione sia mirata a controllare i tempi di completamento delle attività assegnate;
• lo svolgimento delle attività prevalentemente presso i clienti non lascia molto tempo al personale per effettuare la consuntivazione;
• le eccessive pressioni da parte della direzione sulla consuntivazione frequente (ad esempio settimanale) con scadenze pressanti (ad esempio verso fine mese o fine anno) provoca nel personale una certa resistenza alla consuntivazione.
• la consuntivazione delle sole attività fatturabili non mette il personale nelle condizioni migliori per una consuntivazione precisa delle ore.

Gli aspetti psicologici legati alla consuntivazione delle ore del personale devono essere accuratamente gestiti dal personale responsabile (Direzione, Project Manager, Direttori di funzione), incentivando la consuntivazione attraverso strumenti che facciano perdere il minor tempo possibile al personale e, soprattutto, attraverso l’esempio. Ciò significa che se un manager o responsabile di alto livello non inserisce sistematicamente e con precisione le ore nel sistema informativo o timesheet, difficilmente il personale subordinato sarà incentivato a farlo, oltre al danno di non avere una registrazione corretta per le ore svolte da persone di alto livello gerarchico e, quindi, dai costi orari presumibilmente elevati.

Errori dovuti a disattenzione o comunicazioni errate sono poi all’ordine del giorno, con conseguenti costi per correzioni di documenti, anche ufficiali, come buste paga e fatture al cliente. Molti errori sono evitabili con controlli e “quadrature” automatiche e riducendo al minimo le ridigitazioni da parte di persone diverse (Ufficio Personale, Studio Paghe, Segreteria,…).

La verifica della corretta “quadratura” dei dati comunicati dal personale, o inseriti nel sistema informatico, è un’attività fondamentale se si vogliono ottenere risultati attendibili. La maggior parte del lavoro potrà essere demandata al sistema informatico, che dovrà implementare delle regole di convalida che permettano di riconoscere gli errori di inserimento, anche se una verifica di una “testa pensante” sarà comunque necessaria, almeno per il periodo di avviamento del sistema di controllo di gestione, al fine di riscontrare che i dati inseriti siano congruenti con le regole stabilite.

Tali regole comprenderanno essenzialmente:

• l’orario lavorativo per il personale (dovrà essere considerato un monte ore giornaliero/settimanale differente per i lavoratori part-time, la possibilità di inserire straordinario solo se retribuito, le festività ed i giorni di chiusura aziendale);
• la possibilità di imputare ore solo per le commesse alle quali si è abilitati che siano ancora aperte;
• l’inserimento coerente delle ore per attività comuni a più persone (corsi, riunioni, ecc.).

In caso di errori i dati dovranno essere corretti dal personale coinvolto, altrimenti i risultati delle elaborazioni e del reporting saranno poco significativi. Quest’aspetto è molto importante e non va trascurato da parte della Direzione e di chi conduce il progetto: basta infatti che un solo collaboratore non comunichi i dati di consuntivo coerenti e con tempestività per rendere aleatorio il reporting mensile ed in certi casi anche quello annuale!

Volendo eliminare tutte le inefficienze del processo di consuntivazione, sia quelle dovute a dati imprecisi per errori materiali di digitazione o dovuti a scarsa attenzione nell’inserimento dati, sia quelli dovuti allo svolgimento di attività non a valore aggiunto (ri-digitazione dei dati in diversi sistemi acquisendoli da comunicazioni via e-mail, dati registrati su supporto cartaceo, ecc.), occorre progettare accuratamente tutto il processo che, evidentemente, potrebbe possedere peculiarità specifiche in ogni realtà aziendale.

Il sistema informativo ideale, costituito da applicazioni software ben progettate e da informazioni inserite secondo modalità ottimali, riducendo al minimo le ridondanze di informazioni in diversi sistemi, dovrebbe garantire le seguenti funzionalità:

1. Database centralizzato attraverso il quale sono gestite le informazioni relative agli utenti del sistema, alle risorse, alle commesse/progetti (scomponibili in sottoprogetti/attività), ai clienti, alle sedi di lavoro, al calendario associato alle risorse, alle assegnazioni delle risorse ai progetti/commesse, alle ore consuntivate per giorno (con possibile gestione di diverse tipologie quali lavoro ordinario, straordinario, festivo, ecc.) ed alle relative spese di trasferta associate.
2. Operatività via web per poter inserire il consuntivo ore e nota spese anche – e soprattutto – fuori sede con frequenza maggiore per garantire una consuntivazione più precisa.
3. Data-entry user-friendly che consenta inserimenti rapidi di dati per singolo giorno, ma anche per lunghi periodi (ad esempio per inserire periodi di malattia e ferie in pochi clic).
4. Possibilità di inserire dati anche per risorse diverse dall’utente collegato, garantendo comunque il rispetto della privacy (ad esempio una segretaria che inserisce il consuntivo e la nota spese per il Direttore di Area o Funziona).
5. Funzioni di controllo/quadratura per prevenire errori.
6. Reporting e query dettagliati su richiesta per agevolare la contabilizzazione dei dati ed il controllo di gestione della commessa/progetto.
7. Interfacciamento con gli applicativi delle Paghe, interni o presso lo Studio di Consulenza del Lavoro esterno, per eliminare ridigitazioni inutili.
8. Opzione di gestione, eventualmente tramite applicativo esterno, dei costi delle risorse associandovi tariffe/costi orari.
9. Possibilità di pianificare l’impegno del personale sulle commesse/progetti per effettuare successive analisi degli scostamenti fra impegno previsto/impegno consuntivato.
10. Garanzia di sicurezza dei dati nel pieno rispetto del Codice della Privacy riguardo alla tutela dei dati sensibili.

Una soluzione come sopra descritto permetterebbe ad una piccola organizzazione di servizi di ottenere alcuni miglioramenti e riduzione di costi operativi:

• Maggior precisione dei dati di consuntivazione delle attività e delle note spese per un controllo di gestione più tempestivo ed accurato;
• Risparmio di tempo per l’inserimento dati da parte del personale che, quindi, può dedicare maggior tempo alle attività di business;
• Risparmio di tempo per correzione di errori da parte del personale addetto al controllo della consuntivazione;
• Rendicontazione più accurata e trasparente delle attività svolte per il cliente e fatturate al medesimo;
• Ottenimento di possibili sconti da parte dello Studio esterno che effettua le buste paga grazie alla fornitura di dati già importabili nel loro software e/o risparmio di tempo da parte dell’Ufficio Personale interno nell’inserimento dei dati dal consuntivo nell’applicativo per la gestione del personale.

Il consuntivo ore e nota spese del personale viene adottato – in forme diverse che vanno, come indicato in precedenza, dal timesheet cartaceo compilato a mano alla serie di fogli elettronici collegati fra loro – da molte organizzazioni di servizi, anche di piccole dimensioni; però molte altre organizzazioni dovrebbero o vorrebbero attivarlo, tuttavia sono frenati dall’eccessivo onere che comporta l’inserimento dati e la relativa gestione.

Tra le prime e le seconde possiamo individuare le seguenti organizzazioni:

• Società di informatica (progettazione, sviluppo, installazione ed assistenza software);
• Società e Studi di Ingegneria ed Architettura;
• Studi Professionali in genere: Commercialisti, Studi Legali e Notarili, ecc.;
• Studi Tecnici industriali;
• Società di Consulenza;
• Organismi di Certificazione ed Ispezione;
• Società che svolgono servizi di assistenza on-site e da remoto su apparecchiature di elevato valore (hardware ICT, macchine di produzione, ecc.);
• Studi Grafici e Pubblicitari;
• Agenzie di Comunicazione;
• Web Designer;

ed altri che svolgono attività prevalentemente intellettuale su commessa/progetto per diversi clienti, con i costi delle risorse umane che costituiscono voce prevalente nel conto economico.

Consulta anche http://studio.dicrosta.it/wordpress/news/presentazione-del-libro-il-controllo-di-gestione-nelle-imprese-di-servizi-su-commessa