Fatturazione elettronica? Si grazie

Come tutti ormai sanno la fatturazione elettronica B2B è diventata obbligatoria dallo scorso 1° gennaio per tutti o quasi.

Al di là degli oserei dire inevitabili problemi tecnici che si stanno rilevando per mettere a regime questa rivoluzione contabile e fiscale del nostro Paese, credo sia opportuno capire meglio gli effetti di questa innovazione.



Già perché di una grande innovazione tecnologica si tratta
ed il fatto che il nostro Paese sia tra I primi ad adottarla in Europa deve,
una volta tanto, farci pensare positivo, di essere all’avanguardia. Invece
molti dicono: «ma gli altri Paesi non ce l’hanno!»

Come tutte le innovazioni occorre un po’ di impegno e di
risorse per arrivare a regime, ma questo non deve far ritenere che sia una cosa
sbagliata. Occorrerà “soffrire” un po’ per imparare ed abituarsi a questa nuova
modalità di fatturazione, ma alla fine i vantaggi saranno notevoli.

Da parte dello Stato e del Fisco (Agenzia delle Entrate) ci
saranno innumerevoli vantaggi: comunicazione tempestiva delle fatture emesse,
maggior controllo su potenziali evasioni fiscali ed altri reati, omogeneità dei
dati in formato elettronico standard, maggior possibilità di effettuare
controlli incrociati, ecc.

Ma vorrei analizzare i vantaggi dal punto di vista delle
imprese e dei professionisti, fermo restando che bisogna dare per scontato che
la possibilità di evasioni e truffe ai danni dello Stato non deve essere
considerata una penalizzazione.

Premesso ciò il nuovo sistema obbliga le imprese ed i professionisti
(eventualmente attraverso i rispettivi commercialisti) a dotarsi di un applicativo
web per l’invio delle fatture elettroniche (o di adottare quello messo a
disposizione dalla AE), A parte singoli liberi professionisti o imprese
individuali di imprenditori di ridotte capacità di utilizzo di strumenti
informatici, la scelta di adottare la soluzione proposta dal proprio software
gestionale oppure di dotarsi di un nuovo applicativo dedicato è sicuramente
quella vincente.

Tali soluzioni permetteranno alle aziende di disporre delle
fatture attive già registrate in contabilità al momento dell’emissione e del
relativo pagamento e di registrare le fatture passive al momento della
ricezione, o poco tempo dopo, con un minimo inserimento di dati. Questo
significa eliminazione completa del documento cartaceo e riduzione della
probabilità di commettere errori, ovvero riduzione dei costi del processo
contabile. Soprattutto per le piccole imprese, che magari emettevano le fatture
con un software e poi il consulente fiscale le reinseriva nel proprio
applicativo di contabilità.

Niente più pile di carta di fatture da registrare (e da pagare),
niente più fatture non ricevute con inevitabili solleciti del fornitore, niente
più paure che un’errata registrazione possa comportare sanzioni fiscali.

Per arrivare al processo amministrativo-contabile perfetto
basterebbe rendere automatici i pagamenti in base ai termini pattuiti, ma
questo è un altro discorso… sebbene volendo lo Stato potrebbe ovviare a questa
mala-abitudine di molte imprese italiane di ritardare I pagamenti oltre ogni
limite.

Certamente questa rivoluzione dei processi contabili porterà
dei vantaggi alle aziende che avranno saputo cogliere questa opportunità per
migliorare la propria efficienza. Chi avrà deciso di affidarsi a servizi di
fatturazione elettronica di terzi, ad esempio della Banca o di provider a basso
costo, piuttosto che sposare le soluzioni integrate in un proprio gestionale, pagherà
dazio nei prossimi anni perché si troverà a duplicare le registrazioni o a
pagare uno Studio Commercialista esterno per un servizio in più. A proposito
dei Commercialisti: molti di loro che hanno tenuto la contabilità dei clienti
si vedranno eliminare questo servizio per i clienti che avranno deciso di
seguire il proprio applicativo gestionale, dunque i compensi per le loro
prestazioni dovranno inevitabilmente diminuire, magari non subito, ma nel medio
periodo.

Purtroppo oggi esistono imprese che ancora non dispongono di
un software gestionale, almeno per gestire ordini e fatture, e forse avranno
colto anche loro questa opportunità di informatizzare la gestione di alcuni
processi. Parliamoci chiaro, un’impresa che fattura almeno 500 mila euro
oggigiorno non può non disporre di un software gestionale per la propria
attività.

La rivoluzione dei processi contabili, forzata dalla
fatturazione elettronica, poterà anche ad una rivalutazione nelle risorse umane
e delle relative competenze.

Anche certe abitudini delle nostre imprese di fatturare le
prestazioni a scadenze definite (ad es. metà e fine mese) dovranno essere
riviste; perché a parte il primo periodo di messa a regime della fatturazione
elettronica, fra pochi mesi per emettere una fattura con data ad es. 30 maggio,
non si potrà aspettare il 5 o 6 giugno e i tempi fra consuntivazione delle
vendite di prodotti e servizi e loro fatturazione dovranno essere rivisti.

Da un lato, dunque, cerchiamo di capire bene come funzionerà
questo nuovo sistema, dall’altro pensiamo anche come riprogettare il processo
contabile per non trovarsi in difficoltà e non dover sopportare maggiori costi.

Infine, il problema di privacy, evidenziato dal Garante per
la Protezione dei Dati Personali quando ormai mancava poco tempo all’avvio
della fatturazione elettronica obbligatoria fra privati.

Si potrebbe osservare che ci potevano pensare prima, Agenzia
delle Entrate nel progettare il sistema e Garante nell’esaminare il contesto.

In realtà sono stati posti molti interrogativi, anche
piuttosto inquietanti, sul possibile utilizzo dei dati di fatturazione
elettronica gestiti nelle varie piattaforme software e dai provider di conservazione
sostitutiva.

Mi sembra chiaro che è a prescindere vietato sfruttare i
dati presenti nelle piattaforme per ricavare dati statistici significativi,
salvo che i titolari di tali dati non ne concedano il permesso.

Sul fronte più squisitamente tecnico della sicurezza
informatica ci si pone l’interrogativo se siano sicure tutte queste fatture,
anche contenenti dati sensibili se relative a prestazioni sanitarie, nei
database conservati dai provider dei vari applicativi per la fatturazione
elettronica. E il famigerato SDI dell’Agenzia delle Entrate?

Verrebbe invece da chiedersi quanto siano sicuri i dati
conservati nei software gestionali di contabilità nei vari server aziendali (o
PC di piccole imprese e professionisti della sanità), relativamente alle
fatture gestite informaticamente finora.




Fatturazione elettronica? Si grazie

Come tutti ormai sanno la fatturazione elettronica B2B è diventata obbligatoria dallo scorso 1° gennaio per tutti o quasi.

Al di là degli oserei dire inevitabili problemi tecnici che si stanno rilevando per mettere a regime questa rivoluzione contabile e fiscale del nostro Paese, credo sia opportuno capire meglio gli effetti di questa innovazione.



Già perché di una grande innovazione tecnologica si tratta
ed il fatto che il nostro Paese sia tra I primi ad adottarla in Europa deve,
una volta tanto, farci pensare positivo, di essere all’avanguardia. Invece
molti dicono: «ma gli altri Paesi non ce l’hanno!»

Come tutte le innovazioni occorre un po’ di impegno e di
risorse per arrivare a regime, ma questo non deve far ritenere che sia una cosa
sbagliata. Occorrerà “soffrire” un po’ per imparare ed abituarsi a questa nuova
modalità di fatturazione, ma alla fine i vantaggi saranno notevoli.

Da parte dello Stato e del Fisco (Agenzia delle Entrate) ci
saranno innumerevoli vantaggi: comunicazione tempestiva delle fatture emesse,
maggior controllo su potenziali evasioni fiscali ed altri reati, omogeneità dei
dati in formato elettronico standard, maggior possibilità di effettuare
controlli incrociati, ecc.

Ma vorrei analizzare i vantaggi dal punto di vista delle
imprese e dei professionisti, fermo restando che bisogna dare per scontato che
la possibilità di evasioni e truffe ai danni dello Stato non deve essere
considerata una penalizzazione.

Premesso ciò il nuovo sistema obbliga le imprese ed i professionisti
(eventualmente attraverso i rispettivi commercialisti) a dotarsi di un applicativo
web per l’invio delle fatture elettroniche (o di adottare quello messo a
disposizione dalla AE), A parte singoli liberi professionisti o imprese
individuali di imprenditori di ridotte capacità di utilizzo di strumenti
informatici, la scelta di adottare la soluzione proposta dal proprio software
gestionale oppure di dotarsi di un nuovo applicativo dedicato è sicuramente
quella vincente.

Tali soluzioni permetteranno alle aziende di disporre delle
fatture attive già registrate in contabilità al momento dell’emissione e del
relativo pagamento e di registrare le fatture passive al momento della
ricezione, o poco tempo dopo, con un minimo inserimento di dati. Questo
significa eliminazione completa del documento cartaceo e riduzione della
probabilità di commettere errori, ovvero riduzione dei costi del processo
contabile. Soprattutto per le piccole imprese, che magari emettevano le fatture
con un software e poi il consulente fiscale le reinseriva nel proprio
applicativo di contabilità.

Niente più pile di carta di fatture da registrare (e da pagare),
niente più fatture non ricevute con inevitabili solleciti del fornitore, niente
più paure che un’errata registrazione possa comportare sanzioni fiscali.

Per arrivare al processo amministrativo-contabile perfetto
basterebbe rendere automatici i pagamenti in base ai termini pattuiti, ma
questo è un altro discorso… sebbene volendo lo Stato potrebbe ovviare a questa
mala-abitudine di molte imprese italiane di ritardare I pagamenti oltre ogni
limite.

Certamente questa rivoluzione dei processi contabili porterà
dei vantaggi alle aziende che avranno saputo cogliere questa opportunità per
migliorare la propria efficienza. Chi avrà deciso di affidarsi a servizi di
fatturazione elettronica di terzi, ad esempio della Banca o di provider a basso
costo, piuttosto che sposare le soluzioni integrate in un proprio gestionale, pagherà
dazio nei prossimi anni perché si troverà a duplicare le registrazioni o a
pagare uno Studio Commercialista esterno per un servizio in più. A proposito
dei Commercialisti: molti di loro che hanno tenuto la contabilità dei clienti
si vedranno eliminare questo servizio per i clienti che avranno deciso di
seguire il proprio applicativo gestionale, dunque i compensi per le loro
prestazioni dovranno inevitabilmente diminuire, magari non subito, ma nel medio
periodo.

Purtroppo oggi esistono imprese che ancora non dispongono di
un software gestionale, almeno per gestire ordini e fatture, e forse avranno
colto anche loro questa opportunità di informatizzare la gestione di alcuni
processi. Parliamoci chiaro, un’impresa che fattura almeno 500 mila euro
oggigiorno non può non disporre di un software gestionale per la propria
attività.

La rivoluzione dei processi contabili, forzata dalla
fatturazione elettronica, poterà anche ad una rivalutazione nelle risorse umane
e delle relative competenze.

Anche certe abitudini delle nostre imprese di fatturare le
prestazioni a scadenze definite (ad es. metà e fine mese) dovranno essere
riviste; perché a parte il primo periodo di messa a regime della fatturazione
elettronica, fra pochi mesi per emettere una fattura con data ad es. 30 maggio,
non si potrà aspettare il 5 o 6 giugno e i tempi fra consuntivazione delle
vendite di prodotti e servizi e loro fatturazione dovranno essere rivisti.

Da un lato, dunque, cerchiamo di capire bene come funzionerà
questo nuovo sistema, dall’altro pensiamo anche come riprogettare il processo
contabile per non trovarsi in difficoltà e non dover sopportare maggiori costi.

Infine, il problema di privacy, evidenziato dal Garante per
la Protezione dei Dati Personali quando ormai mancava poco tempo all’avvio
della fatturazione elettronica obbligatoria fra privati.

Si potrebbe osservare che ci potevano pensare prima, Agenzia
delle Entrate nel progettare il sistema e Garante nell’esaminare il contesto.

In realtà sono stati posti molti interrogativi, anche
piuttosto inquietanti, sul possibile utilizzo dei dati di fatturazione
elettronica gestiti nelle varie piattaforme software e dai provider di conservazione
sostitutiva.

Mi sembra chiaro che è a prescindere vietato sfruttare i
dati presenti nelle piattaforme per ricavare dati statistici significativi,
salvo che i titolari di tali dati non ne concedano il permesso.

Sul fronte più squisitamente tecnico della sicurezza
informatica ci si pone l’interrogativo se siano sicure tutte queste fatture,
anche contenenti dati sensibili se relative a prestazioni sanitarie, nei
database conservati dai provider dei vari applicativi per la fatturazione
elettronica. E il famigerato SDI dell’Agenzia delle Entrate?

Verrebbe invece da chiedersi quanto siano sicuri i dati
conservati nei software gestionali di contabilità nei vari server aziendali (o
PC di piccole imprese e professionisti della sanità), relativamente alle
fatture gestite informaticamente finora.




Migliorare l’efficienza nei servizi intellettuali

impresaL’introduzione dell’innovazione tecnologica (sistemi automatici, software di schedulazione e controllo della produzione, ecc.) e di tecniche manageriali di ottimizzazione dei processi (lean production, BPR, Just in Time, MRP, ecc.) hanno permesso a molte imprese manifatturiere di migliorare i lead-time di produzione, anche se l’incidenza del tempo di lavorazione degli impianti produttivi resta ancora il fattore più importante del ciclo produttivo.

Nelle organizzazioni di servizi intellettuali, invece, il fattore umano è – e sempre lo sarà – prevalente nel contribuire ai tempi, ai costi ed alla qualità del servizio. In tali contesti, dunque, una riduzione del tempo di alcune attività critiche svolte da esseri umani può ridurre sensibilmente il tempo di svolgimento del processo e, quindi, anche i costi del medesimo. Inoltre una redistribuzione dei carichi di lavoro dei processi a risorse con costi orari differenti consente talvolta un deciso risparmio dei costi complessivi di processo senza influenzare la qualità complessiva del risultato prodotto.

In termini meno astratti ci si riferisce alle organizzazioni che erogano servizi professionali quali studi di consulenza, studi legali, studi commercialisti, società di consulenza manageriale, società di informatica, studi e società di ingegneria, ecc.. Per esse la voce di costo del servizio prevalente è senz’altro quella legata al lavoro intellettuale svolto dalle risorse umane.

Da un certo punto di vista sembrerebbe difficile ridurre il tempo di svolgimento di un’attività da parte di un professionista, un progettista di sistemi informatici o di opere di ingegneria civile… invece, se ci concentriamo sul lavoro svolto dalla persona in esame, vediamo che molte attività vengono svolte con l’ausilio di sistemi informatici e parte del tempo viene passato in riunioni, ad effettuare lavoro che dovrebbe essere svolto da altre figure professionali, a rifare lavoro che era stato svolto con errori, addirittura in attesa che altri completino il proprio lavoro. Analizzando tutte le attività svolte da ogni singola persona, ed i relativi costi che ne comportano, è possibile individuare possibili miglioramenti nell’efficienza dei processi (ovvero impiegare minori risorse per svolgere il medesimo lavoro) e spesso anche nell’efficacia degli stessi (ovvero impiegare minor tempo nel completare un lavoro e/o con minor tasso di errori).

Naturalmente nessun miglioramento è gratis, occorre investire del tempo nel cercare di analizzare i processi, le singole attività, i relativi tempi e costi, per poter individuare i possibili miglioramenti. E quando anche essi sono stati individuati occorre fare un’attenta analisi costi-benefici prima di implementarli e nel caso è necessario effettuare piccoli o grandi investimenti per mettere in pratica le azioni di miglioramento stabilite.

Il processo di miglioramento è già stato descritto da tempo, anche nella ISO 9001, come azioni preventive o di miglioramento (la prossima edizione della norma ISO 9001:2015 addirittura farà scomparire il termine “azione preventiva” a vantaggio delle azioni di miglioramento in senso esteso), ma non tutti – certificati e non – lo hanno recepito nel modo giusto.

Alcune azioni di miglioramento sono comuni a diverse tipologie di attività e, seppur banali, pochi imprenditori e professionisti le hanno adottate.

Ad esempio per svolgere alcune attività su sistemi informatici si otterrebbe un discreto risparmio di tempo utilizzando monitor più grandi che consentano di visualizzare in modo ottimale due finestre affiancate, oppure usare due monitor sullo stesso PC per evitare continui cambi di finestra. Addirittura tale operatività è resa più efficiente da specifiche utility commerciali, open source o freeware!

Anche lavorare su documenti residenti su disco rigido, ma sincronizzati nel cloud con specifici tool (Microsoft OneDrive, Google Drive, Box.net, Dropbox,…) consente di evitare dispendiosi trasferimenti di file su chiavetta USB o tramite e-mail con il rischio aggiuntivo di perdere il controllo delle versioni.

Le riunioni aziendali, sempre utili per migliorare la comunicazione fra i diversi soggetti, spesso generano significative perdite di tempo. Se da un lato esistono affermate metodologie manageriali per rendere estremamente efficaci le riunioni, dall’altro la consultazione e revisione di documenti, la verbalizzazione della discussione e delle azioni deliberate possono essere rese molto più efficaci ed efficienti attraverso l’utilizzo di strumenti informatici ed apparecchiature tecnologicamente più avanzate di quelle eventualmente impiegate. Infatti basta un videoproiettore all’avanguardia (ad es. con connessione HDMI per visualizzare i documenti a maggior risoluzione) oppure un grande schermo TV/monitor, se non addirittura una LIM (lavagna multimediale elettronica) per migliorare enormemente la condivisione dei documenti e l’apprendimento dei concetti esposti da parte dei partecipanti alla riunione.

Talvolta partecipare fisicamente ad una riunione costa parecchio tempo e denaro in spostamenti con mezzi di trasporto che non sempre garantiscono la puntualità, ma non serve. Forse non basta “vedersi in faccia” tramite Skype ed una webcam collegata al computer, ma con un impianto per la videoconferenza unito a tool software di collaborazione per condividere documenti fra tutti i partecipanti, la presenza fisica è spesso inutile.

Spesso l’incontro con clienti e fornitori potrebbe avvenire in modo “virtuale”, ma l’arretratezza tecnologica e mentale di una delle due parti lo impedisce, però un po’ di intraprendenza ed un incentivo economico (alias risparmio di costi) a volte aiuta a convincere anche personaggi un po’ vintage.

Lavorare con i documenti PDF (annotare, convertire il testo in formato editabile tramite OCR, modificare il testo, estrarre testo e immagini, ecc.) usando gli strumenti giusti risulta oltremodo vantaggioso.

Le attività svolte outdoor, ovvero fuori dall’azienda (presso cantieri, clienti, fornitori, fiere, ecc.) possono trarre grande beneficio dall’uso di tablet e smartphone o notebook convertibili connessi a Internet ed alla sede, a condizione che vengano impiegati in modo organizzato.

I sistemi informatici gestionali e specifici per svolgere determinate attività hanno in gran parte recepito questa rivoluzione in corso negli ultimi anni ed hanno introdotto funzioni per sfruttare i dispositivi mobili ed i dati in cloud, soprattutto nella gestione delle informazioni condivise (documenti, calendari, contatti, ecc.).

Purtroppo non tutti gli utenti hanno recepito ed implementato queste migliorie e – essenzialmente per motivi di costo e di mancanza di tempo per formarsi adeguatamente – rinunciano ai miglioramenti dell’efficienza.

Non parliamo poi della gestione dei documenti in formato elettronico (ne abbiamo già parlato in questo blog nell’articolo “La gestione documentale informatizzata“) che, se ben organizzata, può non solo far risparmiare molto tempo alle persone che cercano un file, ma evita anche frequenti errori nella consultazione o modifica di file obsoleti.

È evidente che gestire un documento in formato elettronico anziché su supporto cartaceo può portare a notevoli vantaggi, ma bisogna ben comprendere che la gestione non può essere la stessa, perché:

  • Il processo di approvazione di un documento informatico non può essere lo stesso di un documento cartaceo
  • Il ciclo di revisione di un documento elettronico in formato Office compatibile o PDF è diverso da quello di un documento stampato
  • Il documento elettronico non è semplicemente equivalente al documento cartaceo scansionato oppure al documento Office dopo o prima della stampa dello stesso
  • Le copie del documento informatico si generano con molta più facilità di quelle di un documento cartaceo
  • La firma di un documento elettronico ha valore legale solo se è una firma digitale riconosciuta, ed occorre possedere l’apposito token, mentre per la firma su supporto cartaceo bastano carta e penna
  • Alterare un documento cartaceo è molto più facile che alterare un documento cartaceo
  • Gestire in formato elettronico un documento in formato A3 o addirittura A0 non è proprio la stessa cosa che gestire un documento in formato A4 in digitale
  • e così via.

Una domanda sorge poi spontanea: «perché per cercare un’informazione in Internet tramite Google ci si impiega pochi secondi, anche tramite un tablet o smartphone connesso e per ricercare un’informazione in un documento aziendale spesso sono necessari almeno dieci minuti? »

Se l’impiego delle email ha rivoluzionato il nostro modo di comunicare anche in ambito lavorativo, bisogna ammettere che spesso questo strumento non è usato al meglio (vedi articolo sull’Uso delle e-mail).

La progettazione delle modalità con cui usufruire della posta elettronica (scaricare le email direttamente dal provider sui diversi dispositivi, implementare un Server di posta all’interno dell’organizzazione oppure gestire la posta tramite un Server di posta nel cloud, ecc.) può cambiare radicalmente il modo di interfacciarsi con colleghi, clienti e fornitori: poter leggere la posta elettronica da qualunque dispositivo nello stesso modo e poter inviare messaggi di posta da qualsiasi dispositivo ritrovandoseli nella posta inviata degli altri dispositivi non è un vantaggio trascurabile. Inoltre in funzione del sistema di posta adottato possono variare le metodologie di backup dei messaggi di posta, spesso la parte più ostica per chi progetta le procedure di backup.

Oggi perdere alcuni messaggi e-mail per molte organizzazioni potrebbe significare perdere la prova di un’attività svolta, di un ordine del cliente o delle specifiche trasmesse ad un fornitore o a d un collaboratore esterno… e quindi perdere tempo e denaro.

Talvolta sarebbe opportuno veicolare su altri tool – diversi dalla posta elettronica – le comunicazioni con clienti e fornitori, soprattutto per tenere traccia in modo ordinato di tutte le conversazioni e per condividere con tutti gli interessati le stesse notizie in tempo reale. Diversi servizi web possono soddisfare allo scopo, fino ai più completi software di CRM (vedi articolo “A chi serve il CRM?“).

Un’altra evoluzione rispetto alla trasmissione di documenti in allegato alle email sono i server FTP (o, meglio sFTP per garantire maggior sicurezza), ma altri servizi cloud possono essere più efficaci.

In alcuni casi scrivere a mano o a computer non conviene ed i software di riconoscimento vocale possono portare a grandi vantaggi, non solo in ambito sanitario quando le mani sono impegnate in altre attività.

Altri adeguamenti tecnologici di tipo puramente hardware, come l’ottimizzazione del cablaggio e delle prese di rete, il miglioramento della wi-fi o l’upgrade dei computer più obsoleti possono anch’essi risultare estremamente proficui perché permettono di risparmiare anche solo poche decine di minuti ogni giorno, che diventano ore e giorni nel lungo periodo.

Passando a metodologie di gestione delle attività lavorative che non derivano dall’impiego di strumenti elettronici, si possono identificare molti strumenti che possono far risparmiare tempo e costi a diverse organizzazioni: si va dal project management (vedi articolo “A chi serve il project management”) al lean thinking in progettazione, dalla già citata gestione delle riunioni, alla gestione del tempo, agli strumenti manageriali della qualità totale, ecc.. Certamente molte metodologie, nate parecchi anni fa, vanno ripensate utilizzando tool informatici di supporto allo stato dell’arte e rimangono non solo valide, ma sono ancor più potenti grazie all’ausilio del software. Ad esempio diversi applicativi software (alcuni anche Saas, software as a service o servizi web) consentono di migliorare notevolmente l’efficienza e l’efficacia nella gestione di progetti in diversi ambiti, quando le informazioni devono essere condivise fra diversi soggetti che operano in luoghi geograficamente distanti fra loro.

Le possibilità di migliorare l’efficienza dei processi interni per le organizzazioni di servizi sono molte e, settore per settore, per ogni tipologia di attività e per ogni singola organizzazione è possibile individuare delle azioni di miglioramento specifiche che non sono state mai considerate.

Talvolta le azioni di miglioramento sono state già individuate dal personale interno, ma non sono state recepite dalla Direzione o dai Soci dell’organizzazioni per svariate ragioni.

Le ragioni per cui molte organizzazioni nemmeno si mettono nell’ottica di cercare di individuare queste azioni di miglioramento sono essenzialmente:

  • Timore dei costi che ne potrebbero scaturire
  • Ignoranza dei vantaggi economici che ne potrebbero derivare
  • Mancanza di tempo a disposizione per analizzare i processi e formare il personale
  • Non conoscenza delle tecnologie che potrebbero supportare la propria attività.

Tutti questi elementi denotano una scarsa lungimiranza e poca pianificazione strategica, ma quelli legati ai costi da evitare ed ai risparmi sconosciuti, invece, denotano una scarsa conoscenza dei costi e del valore aggiunto delle attività svolte dal proprio personale, Direzione compresa.

È evidente che se non si conoscono i costi reali delle commesse, dei progetti e delle singole attività si fa fatica ad identificare possibili miglioramenti economici.

Del resto bastano pochi semplici calcoli, supportati dalle informazioni necessarie, per capire quanto costa svolgere un determinato lavoro.

Se consideriamo, ad esempio, un lavoratore dipendente che ha uno stipendio netto di 1.500 euro mensili x 14 mensilità, otteniamo un costo annuo lordo (RAL) di circa 25.000 euro ed un costo aziendale della persona di circa 35.000 euro. Considerando ferie, permessi e giorni di malattia medi questa persona costa all’azienda circa 20 euro per ogni ora effettivamente lavorata. Se riusciamo a far risparmiare 10 ore all’anno a questa persona risparmiamo 200 euro, circa il costo di un secondo monitor, che durerà ben più di un anno solare… ed abbiamo considerato una risorsa con uno stipendio certamente non elevato, magari una segretaria o un’assistente di direzione.

Questo è solo un esempio, ma solo analizzando nel dettaglio i costi aziendali si riesce a valutare quali azioni di miglioramento possono accrescere la competitività dell’organizzazione.

Conoscendo esattamente i costi orari del personale e la durata delle singole attività è poi possibile cercare di livellare i carichi di lavoro facendo sì che le attività a minor valore aggiunto vengano svolte dal personale che costa meno, senza minacciare la qualità del servizio erogato.

Infine, una volta individuate le azioni opportune esse vanno attuate nel modo corretto, formando ed informando adeguatamente il personale e monitorandone l’applicazione per valutarne la reale efficacia.