Abbiamo già parlato in un precedente articolo della fatturazione elettronica che è divenuta obbligatoria dallo scorso 6 giugno per fatture emesse nei confronti di alcuni Enti della Pubblica Amministrazione e che andrà ad estendersi a tutta la P.A. entro marzo 2015. Vorrei, in queste righe, riprendere quanto discusso – a volte anche animosamente – nel bel convegno organizzato dall’Ordine degli Ingegneri di Bologna lo scorso 5 giugno.

Quello che si è sentito in quell’occasione, ma anche in altri tavoli e platee, è una sorta di insurrezione popolare contro questa novità che sembra imporre maggiori oneri anche a piccole organizzazioni (ad es. Studi professionali) che hanno rapporti, magari occasionali, con la P.A..

Tutto questo amore per la carta e la fattura cartacea nei confronti dell’equivalente elettronico (di fatto un file XML) che sa di vintage, ma che non porta veri vantaggi all’impresa, è del tutto ingiustificato. Se mi è permesso un paragone non dobbiamo rimpiangere i dischi in vinile degli anni ’70 rispetto ai CD o alla cosiddetta “musica liquida”, ma la musica degli anni ’60-’70-’80 rispetto a quella dei giorni nostri… Analogamente rimpiangeremo, forse, i contenuti (gli importi) delle fatture su carta, ma avremo solo vantaggi dalla fattura elettronica.

Se la fattura elettronica non è qualcosa di fantascientifico ed inquietante, non è dunque un X-Files su cui gli agenti Fox Mulder e Dana Scully dell’FBI del famoso telefilm degli anni ’90 dovrebbero indagare, ma “semplicemente” un XML-File, generabile con applicazioni dalle interfacce amichevoli e reperibili con sempre maggiore facilità, anche a costi contenuti o addirittura gratis.

Una volta creata la cosiddetta Fattura PA conforme agli standard previsti dalle Regole Tecniche emesse dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID, http://www.agid.gov.it/, ex DigitPA, ex CNIPA). Occorrerà firmarla digitalmente (con firma digitale che ormai tutte le imprese dovrebbero possedere e se non ce l’hanno se la procurino perché fa risparmiare tempo e denaro) ed inviarla via PEC (posta elettronica certificata, anch’essa ormai dovrebbe essere utilizzata da quasi tutte le imprese perché è utile e fa risparmiare anch’essa) al Cliente Pubblica Amministrazione.

Dopodiché viene il passo più difficile: la fattura elettronica va conservata in formato digitale, attraverso un apposito sistema di Conservazione Sostitutiva. Questo passo del processo – reso obbligatorio dalla normativa al riguardo – appare un po’ più ostico perché la conservazione sostitutiva richiede procedimenti più complessi e software che operi in conformità alle Regole Tecniche emesse (ed eventualmente aggiornate) dall’AGID, oltre alla nomina di un Responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva, con determinate caratteristiche e competenze, che garantisca tutto il processo e lo validi mediante propria firma digitale. Tra l’altro la gestione dei supporti di memorizzazione richiede una certa ridondanza e garanzia di disponibilità delle informazioni per i tempi prescritti dalla legge per le registrazioni relative.

In pratica, non essendo percorribile la strada di una gestione “fai da te” da parte dell’impresa (gli applicativi di Conservazione Sostitutiva open-source o freeware non esistono e svilupparseli in casa è molto impegnativo), le opzioni che si presentano alle organizzazioni che devono emettere fattura nei confronti della P.A. (anche solo una fattura all’anno) sono due:

1. Acquistare un software per la gestione della fatturazione elettronica e della conseguente conservazione sostitutiva delle fatture.
2. Rivolgersi a servizi in outsourcing – generalmente accessibili via web – per la fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.

La scelta dipende da diversi fattori:

• Quante fatture PA vengono emesse rispetto al totale delle fatture?
• Come si svolge il processo di fatturazione e la gestione contabile successiva?
• L’organizzazione potrebbe trarre vantaggi nell’introduzione di una gestione documentale digitalizzata e di una conservazione sostitutiva su tutto il ciclo attivo e passivo?
• Di quali risorse hardware e software dispone l’organizzazione per poter gestire internamente il processo di archiviazione sostitutiva?
• Di quali software gestionali per contabilità e fatturazione dispone l’organizzazione?
• La contabilità è gestita interamente all’interno dell’azienda oppure ci si rivolge ad uno Studio di Commercialista o ad altra società di servizi fiscali?
• Come si svolge l’attività dell’organizzazione ed i relativi processi amministrativi? Ci sono più sedi? L’Amministrazione è centralizzata? Chi può emettere le fatture?
• Ecc., ecc.

Se, infatti, per alcune realtà il costo di implementare una fatturazione elettronica ed una conservazione sostitutiva internamente, magari introducendo una gestione documentale informatizzata anche per altri processi aziendali (vedi articolo precedente), può portare in pochi anni un buon ritorno dell’investimento, per altre organizzazioni, per lo più di piccole dimensioni e con poche fatture PA emesse, la soluzione di esternalizzare tutto il processo di fatturazione – oppure solo quello verso la P.A. – può costituire una soluzione ottimale.

Diversi fornitori si stanno proponendo sul mercato con le proprie soluzioni, in-house ed in outsourcing tramite servizi cloud.

La scelta della soluzione migliore per la propria organizzazione deve essere molto attenta, non solo per non spendere cifre eccessive per il servizio di fatturazione elettronica su qualche decina di fatture PA, ma, soprattutto, per non vincolarsi in soluzioni poco espandibili in futuro e poco integrate o integrabili con gli altri applicativi circostanti presenti in azienda.

Occorre pertanto valutare quali miglioramenti possono essere apportati da una gestione completamente elettronica del processo di fatturazione (e relativa conservazione sostitutiva) che, in taluni casi, potrebbe evitare il reinserimento della fattura nei sistemi contabili in quanto i servizi di fatturazione elettronica forniscono generalmente il flusso dei dati inseriti pronto per essere importato nel proprio gestionale. Su quest’ultimo aspetto è bene fare attenzione: se il proprio software contabile (o quello del proprio Commercialista) non è compatibile con il tracciato record della fattura PA e non ha intenzione di adeguarsi per il futuro, probabilmente è il momento di cambiarlo perché il fornitore non ha voglia di investire su di esso.

Alcune funzioni fornite dai servizi in outsourcing, ed i relativi costi, possono far privilegiare una soluzione rispetto ad un’altra per i vantaggi in termini di efficienza che può portare all’organizzazione.

Che dire poi sui rischi, reali o presunti, che si corre a lasciare le proprie fatture elettroniche, le uniche versioni valide ai fini di legge (eventuali stampe o versioni in formato pdf non sono valide ai fini legali nei confronti delle Autorità Tributarie)? Nella maggior parte dei casi tali fatture sono molto più sicure che negli archivi cartacei o digitali di molte imprese e dei loro Commercialisti, ma occorre comunque fare una attenta valutazione dei rischi, declinando la sicurezza della fattura elettronica in termini riservatezza (vogliamo che altri non conoscano i dati delle nostre fatture?), integrità (le fatture elettroniche saranno sempre corrette ed integre?) e disponibilità (ne possiamo disporre a piacimento, in tempi ridotti, anche a fronte di accertamenti fiscali?).

Su questi aspetti occorrerà valutare cosa garantiscono i fornitori dei servizi di fatturazione elettronica in cloud, sia formalmente nel contratto di fornitura del servizio in cloud computing (vedi precedenti articoli), sia in base ad una valutazione oggettiva dell’azienda fornitrice: è certificata ISO 9001 per il suo sistema di gestione qualità? È certificata ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni? Gestisce la business continuity (continuità operativa) con appositi piani? È certificata ISO 22301 per i sistemi di gestione di business continuity?

In conclusione l’introduzione della fatturazione elettronica in azienda, almeno per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, non sarà sicuramente a costo zero, ma produrrà costi per investimenti in tecnologia e formazione del personale, ma potrà generare risparmio di tempo – e quindi di costi – nel futuro nei processi correlati. Una progettazione competente dell’adeguamento potrà portare sicuramente vantaggi futuri, viceversa la ricerca della soluzione gratis, oppure a costi minimi, rischia di generare solo costi inutili e di non eliminare inefficienze, bensì di crearne di nuove.

In ogni caso farà risparmiare la Pubblica Amministrazione, quindi tutti noi.

Vedi anche:

• Fatturazione elettronica: online la circolare interpretativa del DM 55/2013
• Fattura elettronica: online l’aggiornamento delle Specifiche operative AgID

C’è fermento in giro per l’obbligo, dal 6 giugno 2014, di emettere le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) solo in formato elettronico. Tale obbligo è fomentato da fornitori di applicativi software (o moduli software integrati nei gestionali) che cercano di promuovere l’acquisto dei loro prodotti per ottemperare agli obblighi di legge che, una volta tanto, se non adempiuti dovrebbero portare a danni economici, infatti non dovrebbero permettere al fornitore della PA di incassare il compenso stabilito per la fornitura.  Il condizionale è d’obbligo perché, come noto, in Italia sono possibili ulteriori proroghe e modificazioni anche dopo la scadenza prefissata.Vediamo però di fare un po’ di chiarezza in un argomento che non è compreso correttamente da molti che, forse, credono che la fattura elettronica sia semplicemente la fattura emessa in formato digitale (ad es. PDF) e trasmessa al cliente via e-mail.

Per fattura elettronica si intende un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa tecnica vigente in materia.

I dati delle fatture elettroniche da trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) istituito dalla Pubblica Amministrazione devono essere rappresentati in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

La trasmissione della fattura al SdI e da questi ai soggetti riceventi (le PA clienti) avviene attraverso l’utilizzo di uno dei seguenti canali:

• un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;

• un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
• un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
• un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP all’interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;
• un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati.

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML, secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio.
• l’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura,
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.
Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati, ovvero:

• informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’ integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
• informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’ emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Nel caso delle fatture elettroniche, la posta elettronica costituisce il sistema di trasmissione più naturale e, quind,i non si rende necessaria la stampa. I documenti devono però essere resi immodificabili tramite firma elettronica qualificata e riferimento temporale.

L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.

La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica.

Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato.

Resta l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario.

Da queste ultime affermazioni si evince che un’azienda che emette una sola fattura elettronica nei confronti di una PA è costretta a conservarla in formato digitale, quindi mediante archiviazione sostitutiva perché è l’unico sistema ammesso dalla legge per la conservazione di documenti in formato elettronico con valore di legge.

Oggi molte aziende, per lo più grandi imprese, hanno attuato il sistema di fatturazione elettronica ed archiviazione ottica sostitutiva, risparmiando significative somme di denaro.

Molte persone fisiche e persone giuridiche si trovano oggi a scaricare una fattura da un sito web sicuro (https:\…) per poi conservarla in formato digitale (se non sussistono obblighi di conservazione con valore legale, ad esempio per i provati cittadini) oppure stamparla e conservarla nell’abituale formato cartaceo.

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta dunque avanzando a lenti passi, non senza qualche inciampo, ma il percorso tracciato dal Codice per l’Amministrazione Digitale sta trovando la sua attuazione.

DM n. 55 del 03/04/2013

Articolo sull’archiviazione ottica documentale pubblicato a settembre 2007: Archiviazione ottica documentale

Si veda anche il precedente articolo sul CAD

Normativa di riferimento: http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-1.htm