Quale Registro dei trattamenti per il GDPR?

Il registro delle attività di trattamento è uno dei pochi adempimenti obbligatori imposti dal Regolamento UE 679/2016, noto anche come GDPR. Anzi, probabilmente è l’unico documento da predisporre obbligatoriamente per quasi tutte le organizzazioni che trattano dati personali, infatti le esclusioni possibili – per interpretazione della stessa Autorità Garante Nazionale – non riguardano le aziende che gestiscono dei dipendenti, in quanto esse trattano dati appartenenti a particolari categorie di dati personali in modo non occasionale.

L’art. 30 del GDPR, oltre a stabilire chi deve redigere il Registro dei trattamenti, ne definisce i contenuti. Il Registro del Titolare contiene le le seguenti informazioni:

  • il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
  • le finalità del trattamento;
  • una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
  • le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
  • ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
  • ove possibile, i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
  • ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’art. 32 del Regolamento.

Il Registro del Responsabile, invece, contiene:

  • il nome e i dati di contatto del responsabile o dei responsabili del trattamento, di ogni titolare del trattamento per conto del quale agisce il responsabile del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento e, ove applicabile, del responsabile della protezione dei dati;
  • le categorie dei trattamenti effettuati per conto di ogni titolare del trattamento;
  • ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale, compresa l’identificazione del paese terzo o dell’organizzazione internazionale e, per i trasferimenti di cui al secondo comma dell’articolo 49, la documentazione delle garanzie adeguate;
  • ove possibile, una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative di cui all’articolo 32 del Regolamento.

Purtroppo il Regolamento UE sulla protezione dei dati non permette di chiarire molti dubbi interpretativi e nemmeno le FAQ del Garante Privacy dello scorso settembre sono particolarmente utili al riguardo.

Alcuni punti fermi sono i seguenti;

  • il Registro dovrebbe essere redatto da tutte le organizzazioni commerciali, anche se in alcuni casi interpretando il GDPR si potrebbe evitare di predisporlo, secondo il principio dell’accountability è oltremodo opportuno avere un registro dei trattamenti che formalizza il fatto che il titolare del trattamento ha determinato quali dati personali sta trattando;
  • I registri sono due: quello del Titolare – che riporta i trattamenti che l’organizzazione svolge in qualità di Titolare del trattamento – e quello del Responsabile – che riporta i trattamenti che l’organizzazione effettua come Responsabile esterno del trattamento per conto di altro Titolare o Responsabile (secondo l’art. 28 del GDPR) -;
  • Il Registro (o i Registri) vanno tenuti in forma scritta, anche elettronica, mantenendo però evidenza delle revisioni avvenute.

All’organizzazione che deve predisporre il registro dei trattamenti si pongono due problemi fondamentali:

  • Quale formato adottare per il Registro;
  • Quali dati inserire nelle voci del Registro.

Appurato che il Registro dei trattamenti ha due sezioni, una per i trattamenti effettuati come Titolare ed una sezione per quelli effettuati come Responsabile, è chiaro che il Registro del Titolare avrà una intestazione con i dati di contatto del Titolare del trattamento, ovvero l’organizzazione proprietaria del Registro, e tante righe per ogni trattamento svolto.

La scelta della forma per il Registro è importante per la sua alimentazione iniziale e successiva gestione. In generale possono distinguersi tre casi:

  • Registro con tante righe quanti sono i trattamenti individuati e, nelle colonne, i campi previsti dal Regolamento, magari con qualche informazione in più. Tale formato è facilmente creabile tramite una tabella di Word o un file di Excel, ma non sempre stampabile agevolmente – anche in formato orizzontale – in quanto le informazioni da includere nelle colonne (i campi) sono diverse e il testo può essere lungo.
  • Registro a schede: una scheda per ogni trattamento con due colonne, la prima che identifica i campi delle voci previste dal GDPR per il Registro, la seconda con il relativo contenuto. Tale formato consente di gestire meglio lo spazio a disposizione con un file di Word, ma la stampa richiede più fogli.
  • Registro tabellare invertendo il primo formato sopra indicato: nelle colonne sono riportati i trattamenti e nelle righe i contenuti dei vari campi stabiliti dal Regolamento: Tale formato è più agevole da gestire – in formato Excel o Word – se i trattamenti sono in numero limitato, inferiore ai campi delle informazioni da includere nel registro.

Ci sono poi applicativi software specifici che permettono di gestire il Registro dei trattamenti o addirittura tutta la privacy. Tali software, gestendo i trattamenti del registro tramite database, normalmente generano stampe poco compatte del registro, di numerose pagine, proprio perché non premettono la flessibilità di un editor di testo che consente di governare gli spazi in modo ottimale.

Stabilito il formato da adottare per il Registro veniamo al problema principale, quali contenuti andiamo ad indicare nel Registro?

Nel Registro dei trattamenti, ovvero nei campi relativi ad ogni trattamento, dovrebbero essere riportate tutte le informazioni seguenti.

Identificativo del trattamento: è opportuni assegnare un codice identificativo ad ogni trattamento che permetta di richiamarlo in altri documenti in modo immediato ed univoco.

Denominazione del trattamento: quale nome descrittivo assegnamo al trattamento (es. Gestione del personale, gestione fornitori, gestione commerciale, ecc.).

Tipo di supporto: I dati personali relativi al trattamento sono conservati su supporto cartaceo o durevole (es. Plastica di un badge o cartellino identificativo, lastra di un referto di diagnostica per immagini, ecc.) oppure su supporto digitale o entrambe?

Finalità del trattamento. Per quale finalità trattiamo questi dati personali, qual è lo scopo del trattamento?

Qui però bisogna fare una riflessione: come definiamo un trattamento di dati personali appartenente ad una singola riga (record) del registro? Definiamo un unico trattamento la gestione del personale dipendente e dei collaboratori a contratto oppure esplicitiamo come trattamenti i seguenti?

  • Amministrazione o contabilità del personale (rilevazione presenze, elaborazione paghe,…)
  • Gestione operativa del personale (mansioni, turni, programmazione attività…)
  • Gestione dell’assicurazione sanitaria dei dipendenti
  • Assicurazione sugli incidenti sul lavoro
  • Gestione sicurezza sul lavoro D.Lgs. 81/2008
  • Controllo accessi ai locali aziendali
  • Sorveglianza sanitaria
  • Gestione mensa
  • Gestione curriculum/schede del personale/competenze
  • Gestione formazione ed addestramento del personale
  • Gestione valutazioni ed incentivazione del personale
  • Gestione sanzioni disciplinari
  • Gestione rimborsi spese
  • Gestione dei contratti di collaborazione (a progetto, interinali, ecc.)
  • Processo di ricerca e selezione di nuovo personale
  • e così via.

Tale elenco potrebbe essere molto lungo, soprattutto in aziende di certe dimensioni.

Per i dati dei clienti quali trattamenti? Solo la “Gestione dei rapporti con I clienti” oppure:

  • Gestione delle richieste di offerta
  • Gestione delle offerte
  • Gestione degli ordini
  • Gestione delle attività di marketing diretto
  • Gestione dei contatti commerciali da sito web
  • …..

Chiaramente se si approccia il Registro nel primo modo il registro dei trattamenti di un’azienda manifatturiera normale sarà di poche righe, mentre nel secondo il numero di righe potrà facilmente superare la cinquantina di record. Ma qual è la strada giusta? La complessità dell’organizzazione potrà sicuramente suggerirci una strada piuttosto che l’altra.

Un approccio più minimalista, ma molto sostanziale ci potrebbe portare a dire che la maggior parte delle organizzazioni trattano dati di clienti, di fornitori, del personale dipendente e di terzi. Ad ognuna di queste macro-categorie possono essere associati più processi aziendali che comportano trattamenti di dati personali.

Se invece di un’impresa manifatturiera tipica consideriamo imprese di servizi, magari del settore sanitario, allora I trattamenti potranno proliferare. Un piccolo ambulatorio medico potrebbe trattare I dati dei pazienti in una decina di apparecchiature medicali, ognuna di esse con le proprie specificità.

Naturalmente né il Regolamento, né le FAQ del Garante ci indicano una strada precisa da intraprendere.

Descrizione delle categorie di interessati: occorre indicare se stiamo trattando dati personali di clienti persone fisiche, di persone fisiche che rappresentano I clienti, dati del personale dipendente e loro familiari, ecc.

Descrizione delle categorie di dati personali (nello specifico se vengono trattati particolari categorie di dati, quali dati che rivelano l’origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza ad un sindacato, dati sulla salute, dati giudiziari, ecc.). Si potrebbe stabilire una classificazione delle categorie di dati personali, ad esempio:

  • Dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, sesso, …)
  • Dati di contatto: e-mail, telefono, …
  • Dati economico-finanziari e patrimoniali
  • Dati relativi allo stato di salute
  • Dati relativi ad opinioni politiche, appartenenza sindacale
  • Dati relative a convinzioni religiose
  • Dati relativi all’orientamento sessuale
  • Dati relativi ad origini etniche
  • Dati genetici
  • Dati biometrici
  • Dati relativi alla geolocalizzazione;
  • Dati multimediali (foto/immagini/audiovideo), eventualmente legati alla videosorveglianza (e quindi geolocalizzati)
  • Dati relativi alla navigazione online (indirizzo IP, dati sulla posizione, dati sulla navigazione internet, ecc.)
  • Dati fiscali (CF, Partita IVA per professionisti o ditte individuali)
  • Dati di dettaglio della proprietà (proprietà di veicoli e proprietà immobiliari, numeri di targa, ecc.);
  • Documenti di identità (Carta identità, patente, passaporto…)
  • Dati bancari (IBAN o n° c/c, carta di credito, …)
  • Dati sul nucleo familiare (composizione, nominativi coniuge, figli, ecc.)
  • Dati relativi a provvedimenti sanzionatori e disciplinari, amministrativi, ecc.
  • Dati giudiziari: dati relativi condanne penali e reati (casellario giudiziale, carichi pendenti), dati relativi a procedimenti giudiziari in corso, sia civili che penali, …

Ognuna di queste possibili categorie di dati personali può possedere un diverso livello di riservatezza, non assoluto, ma dipendente dal contesto. Ad esempio, per un dipendente di un’azienda il dato dello stipendio in busta paga può costituire dato maggiormente riservato – all’interno della stessa – rispetto all’appartenenza ad un sindacato; sebbene quest’ultimo sia classificato come “dato particolare” e l’altro no.

Categorie di destinatari a cui verranno comunicati i dati: qui occorre indicare a quali tipologie di soggetti vengono comunicati I dati personali in questione per espletare attività specifiche o per adempiere a requisiti contrattuali o di legge. Ci sarà il consulente del lavoro per I dati del personale dipendete, ma anche gli Enti Previdenziali di competenza, Banche, Assicurazioni e così via. Predisporre un elenco esaustivo non è facile. Bisogna comprendere tutti quelli che trattano I dati in questione o solo quelli a cui vengono comunicati? Nel primo caso ci possono essere società di informatica che gestiscono I sistemi gestionali o l’assistenza sistemistica.

Trasferimento presso Paesi terzi o presso un’organizzazione internazionale: occorre indicare se i dati possono essere trasferiti presso un Paese extra UE (dove non vige il GDPR) e, in tal caso, quali sono le misure adottate per garantire il rispetto della privacy? Ad esempio, si può invocare il Privacy Shield per dati trasferiti negli USA, norme vincolanti d’impresa per dati trasferiti nell’ambito di un’azienda multinazionale o il consenso dell’interessato. In questo caso attenzione ai dati mantenuti in cloud: il datacenter potrebbe essere fuori dalla UE e, dunque, occorre assicurarsi che siano rispettate le regole previste.

Termine ultimo per la cancellazione: questa informazione può essere resa anche in forma di criterio (ad esempio fino al termine del periodo di prescrizione previsto per legge), non necessariamente di anni e mesi. Tuttavia, il rispetto del principio di limitazione temporale del trattamento spesso contrasta con gli interessi dell’organizzazione e la legislazione applicabile non aiuta a determinare periodi di conservazione congrui. Su questo aspetto si potrebbe discutere all’infinito per trovare un giusto compromesso fra le esigenze della privacy (e dei diritti dell’interessato) e quelle del titolare del trattamento che potrebbe voler mantenere certi dati per un tempo molto lungo per eventualmente difendersi in giudizio in caso di contenzioso. I dati conservati da un medico o da una struttura sanitaria relativamente ad un intervento chirurgico o un esame sono solo un esempio di questa problematica.

Base giuridica per effettuare il trattamento: è opportuno stabilire fin da subito qual è la base giuridica che rende lecito il trattamento, da ricercare fra quelle stabilite dall’articolo 6 del GDPR per tutte le tipologie di dati:

  • Consenso dell’interessato
  • Esecuzione di un contratto
  • Esecuzione misure precontrattuali
  • Obbligo legale
  • Salvaguardia interessi vitali dell’interessato
  • Esecuzione compiti di interesse generale
  • Esercizio di pubblici poteri
  • Legittimo interesse del Titolare

Se invece trattasi di dati appartenenti a particolari categorie di dati occorre ricercare la liceità fra le opzioni dell’articolo 9 del Regolamento UE 679, ovvero:

  • Consenso dell’interessato
  • Esercizio obblighi in materia di diritto del lavoro
  • Esercizio obblighi in materia di protezione sociale
  • Esercizio obblighi in materia di protezione sociale
  • Tutela interesse vitale dell’Interessato
  • Trattamento ex art. 9 lett. d) GDPR
  • Dati personali resi pubblici dall’Interessato
  • Trattamento in sede giudiziaria
  • Trattamento per interesse pubblico rilevante
  • Finalità di medicina
  • Interesse pubblico per sanità pubblica
  • Archiviazione nel pubblico interesse
  • Ricerca storica o statistica

Descrizione generale delle misure di sicurezza adottate per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati: questo campo del registro è difficilmente compilabile con una descrizione sintetica che non rimandi ad altri documenti. Ecco che potrebbe essere utile rimandare ad un documento apposito che descriva nel dettaglio quali misure tecniche ed organizzative sono state poste in essere per tutelare i dati personali, ad esempio facendo riferimento ad un capitolo del manuale privacy o procedura di gestione della privacy, relazione sulle misure di sicurezza dei sistemi informatici e così via. Questo serve anche a evitare ridondanze visto che se la conservazione di un archivio cartaceo in armadi e contenitori chiusi a chiave può riferirsi ad alcuni trattamenti, l’implementazione di sistemi anti-malware copre probabilmente tutti i trattamenti effettuati con mezzi elettronici.

Eventuali contitolari e responsabili del trattamento nominati: per ogni trattamento potrebbe esserci un contitolare del trattamento che va indicato nel registro con i relativi dati identificativi e di contatto e riferimenti dell’eventuale DPO, mentre ogni trattamento potrebbe avere un responsabile esterno nominato secondo l’articolo 28 del GDPR in quanto effettua il trattamento “per conto del titolare”. In tal caso una gestione efficiente del Registro potrebbe prevedere un’anagrafica dei responsabili esterni del trattamento nominati con i relativi dati (denominazione, dati di contatto, data dell’atto di nomina, riferimenti contrattuali e relativa scadenza, ecc.) a cui associare ogni trattamento che prevede un responsabile esterno.

Per quanto riguarda il Registro del Responsabile il set di informazioni richieste dal GDPR è inferiore a quello del Registro del Titolare, direi forse troppo ridotto. È comunque opportuno riprendere molti dei campi utilizzati per il registro del Titolare anche per quello del Responsabile, al fine di mantenere una visione coerente dei dati trattati.

La principale problematica che si presenta per il Registro del Responsabile è che un’organizzazione che effettua un medesimo trattamento di dati personali per conto di diversi Titolari dovrebbe avere un Registro del Responsabile con moltissime voci (righe), praticamente tutte uguali se non per il nome del Titolare del trattamento (il Cliente). Questa situazione può essere risolta riportando nel Registro del Responsabile una sola riga con le informazioni identiche che sarebbero ripetute per tutti i trattamenti effettuati per conto di tutti i Titolari, richiamando – nel campo riservato all’identificazione del Titolare – un apposito elenco esterno al Registro nel quale sono riportati tutti i clienti per i quali si effettua il trattamento, con i relativi dati di contatto, ecc.

Questa situazione è comune a diverse categorie di attività, ad esempio consulenti del lavoro, commercialisti, software house e fornitori di SaaS in cloud.

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